1Wie wij zijn
Fluëntry wordt beheerd door Arena Capital Ltd, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opgericht naar het recht van Malta (vorm V89C) op 24 februari 2021. Geregistreerd ondernemingsnummer: C 98138. Maltees EU-btw-nummer: MT 27961903.
Maatschappelijke zetel: 58 Feng Shui, Triq il-Wejba, Swieqi SWQ2393, Malta.
Arena Capital Ltd is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via fluentry.be worden verwerkt. Neem voor privacyvragen, inclusief hoe u uw rechten onder de AVG kunt uitoefenen, contact op via privacy@fluentry.be.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Onze omvang en de aard van onze verwerking vereisen dit niet op grond van artikel 37 van de AVG. De bovenstaande privacycontactpersoon is verantwoordelijk voor alle aangelegenheden inzake gegevensbescherming.
2Wat deze verklaring dekt
Deze verklaring is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt wanneer u het volgende bezoekt of gebruikt:
- fluentry.be en elk subdomein (bijvoorbeeld status.fluentry.be).
- Pijler 1 (Tests), ons product voor de beoordeling van AI-geletterdheid, dat live is.
- De Academy, onze cursussen over AI-geletterdheid, inclusief teams en de AI-functies in de cursussen, die live is.
Deze verklaring dekt geen websites van derden waarnaar wij linken, die elk hun eigen privacyverklaring hebben.
3Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Identiteit en account
- Uw e-mailadres, wanneer u een account aanmaakt of ons vraagt u uw resultaat te e-mailen. U heeft een account met een bevestigd e-mailadres nodig om de cursussen te volgen.
- Een optionele weergavenaam die op uw deelkaart en in uw account wordt getoond.
- Optioneel land, leeftijdscategorie en rollabel (om u te vergelijken met andere deelnemers en om de targeting van items te verbeteren).
Testgegevens
- Uw antwoorden op testitems.
- Uw berekende scores, niveaubandbreedte en percentielplaatsing.
- Sessiemetadata: tijdstempels, taal en land, testtype, versie van de itembank.
Academy-gegevens
- Welke cursussen u start, uw voortgang in elke module en uw antwoorden op de controlevragen in een cursus.
- Uw voltooiingen en certificaten.
- Cursusfeedback die u ervoor kiest te versturen.
- Als u een team aanmaakt of zich bij een team aansluit: het team, uw rol daarin en uw lidmaatschap. De eigenaar en de beheerders van het team kunnen uw naam, e-mailadres en cursusvoortgang zien.
Technische gegevens (voor beveiliging, anti-manipulatie en operationele logging)
- Uw IP-adres: ingekort tot de /24 (IPv4) of /48 (IPv6) voor analyse; volledig IP bewaard tot 14 maanden voor beveiligings- en fraudeonderzoek.
- User-agent en basismetadata van het apparaatvingerafdruk. Wij gebruiken geen vingerafdrukbibliotheken van derden; de gegevens die wij verzamelen zijn wat uw browser van nature verzendt plus een kleine vingerafdrukhash die wij berekenen voor anti-manipulatieclustering.
- Serverlogs: routinematige HTTP-verzoeklogs.
Tekst die u naar de AI-functies stuurt
Zie deel 12 hieronder.
Communicatie
Berichten die u ons stuurt, ook via het contactformulier op /contact (uw naam, e-mailadres, optioneel mobiel nummer, de gekozen reden en uw bericht). Het formulier stuurt ons een e-mail en slaat verder niets op; wij gebruiken deze gegevens alleen om u te antwoorden. Wij bewaren supportcorrespondentie gedurende de levensduur van uw account plus 3 jaar.
Cookies en analyse-events
Zie deel 11 hieronder.
4Waarom wij het verwerken (doel en rechtsgrond)
Elke verwerkingsactiviteit heeft een omschreven doel en een rechtsgrond op grond van artikel 6 van de AVG.
| Doel | Rechtsgrond | Gebruikte gegevens |
|---|---|---|
| Uw testsessie uitvoeren en uw score presenteren | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) | Antwoorden, scores, sessiemetadata, e-mail |
| Uw e-mailadres verifiëren via een eenmalige code | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) | |
| Vergelijking met andere deelnemers, hertests en uw taalweergave bieden | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) | Testgegevens, land, taal |
| De cursussen aanbieden, uw voortgang bijhouden en certificaten uitreiken | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) | Academy-gegevens, e-mailadres |
| De AI-functies in de cursussen laten werken | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) | De in deel 12 beschreven tekst |
| Teams laten werken en eigenaars en beheerders van teams de voortgang van hun leden tonen | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) | Naam, e-mailadres, cursusvoortgang |
| Manipulatie, fraude en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) | IP, basisvingerafdruk, verdachtmarkering, gedragspatroon |
| De dienst exploiteren en beveiligen (logging, foutopsporing) | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) | Serverlogs, IP, foutstacks |
| De itembank verbeteren met geaggregeerde, geanonimiseerde antwoorden | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) | Geanonimiseerde antwoorden (geen e-mail, geen IP) |
| Productanalyse en sessieweergave (replay) | Toestemming (art. 6(1)(a), en art. 5(3) e-Privacy waar van toepassing) | Gedrags-events; replay met PII-maskering |
| Meten of onze advertenties tot registraties leiden (Google Ads-tag) | Toestemming (art. 6(1)(a), en art. 5(3) e-Privacy) | Een conversiesignaal dat naar Google wordt gestuurd, alleen als u Marketingcookies accepteert |
| Marketinge-mails (nieuwsbrief, productaankondigingen) | Toestemming (art. 6(1)(a), opt-in) | E-mail, voorkeuren |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen (belasting, boekhouding, rechtmatig bevel) | Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)) | Wat de verplichting vereist |
6Internationale doorgiften
Onze primaire infrastructuur wordt gehost binnen de Europese Unie, in Frankfurt, Duitsland:
- Database, authenticatie en bestandsopslag: Supabase, regio Frankfurt.
- Productanalyse en sessieweergave: PostHog EU Cloud, Frankfurt.
- Hosting en edge-runtime: Vercel, EU-regio's.
- Transactionele e-mail: Resend, regio EU (Ierland).
Sommige verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (doorgaans in de Verenigde Staten). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven in het kader van de exploitatie van hun diensten, wordt de doorgifte beschermd door modelcontractbepalingen (SCCs) op grond van artikel 46(2)(c) van de AVG, aangevuld met aanvullende waarborgen waar dit vereist is volgens de richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming.
Detail per subverwerker wordt bijgehouden op /subprocessors.
7Hoe lang wij het bewaren (bewaartermijn)
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Actieve accountgegevens | Zolang het account actief is. Na 3 jaar inactiviteit sturen wij een herinnering en verwijderen of anonimiseren wij vervolgens. |
| Testantwoorden (gekoppeld aan uw account) | Gelijk aan de levensduur van het account, daarna verwijderd bij verwijdering van het account. |
| Testantwoorden (geaggregeerd, geanonimiseerd) | Onbeperkt; gebruikt voor analyse van de itemkwaliteit. |
| Cursusvoortgang, voltooiingen en certificaten | Gelijk aan de levensduur van het account, daarna verwijderd bij verwijdering van het account. Als u deel uitmaakte van een team, bewaart het team een anonieme telling dat een persoon de cursus heeft voltooid. |
| Tekst die naar de AI-functies is gestuurd | Wij slaan deze niet op. Wij bewaren gedurende 18 maanden een logboek van het tijdstip, de functie, de omvang en de kosten van elke uitwisseling. |
| Operationele serverlogs | 90 dagen. |
| Logs van beveiligings- en fraude-events | 14 maanden. |
| Databaseback-ups | 30 dagen, daarna automatisch verwijderd. |
| Onderdrukkingslijst voor e-mail (bounces, klachten) | Bewaard zolang wij de dienst exploiteren, volgens de best practice van de ESP. |
U kunt op elk moment om eerdere verwijdering verzoeken via deel 9 hieronder.
8Uw rechten
Op grond van de AVG (en waar van toepassing de UK GDPR) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage (art. 15): een kopie verkrijgen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
- Recht op rectificatie (art. 16): onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren.
- Recht op gegevenswissing (art. 17): uw gegevens laten verwijderen, behoudens eventuele wettelijke uitzonderingen.
- Recht op beperking (art. 18): onze verwerking pauzeren terwijl een geschil wordt opgelost.
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens ontvangen in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat.
- Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief profilering.
- Recht om toestemming in te trekken (art. 7(3)): voor elke verwerking op basis van toestemming. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van reeds uitgevoerde verwerking.
- Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. De leidende autoriteit voor Arena Capital Ltd is de Information and Data Protection Commissioner (IDPC) in Malta. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in uw land van verblijf.
9Hoe u uw rechten uitoefent
U kunt de meest voorkomende rechten zelf, direct, uitoefenen via /account/data: een kopie van uw gegevens downloaden, uw account verwijderen en uw toestemming beheren. Voor elk ander recht, of als u dat liever heeft, schrijf ons via privacy@fluentry.be met wat u wilt doen, en wij voeren het uit. U kunt ook per post schrijven naar de maatschappelijke zetel in deel 1.
Selfservice in het account is live
De selfserviceportal op /account/data dekt gegevensexport (inzage en overdraagbaarheid), accountverwijdering (wissing) en toestemmingsbeheer. Rechten die nog niet selfservice zijn (beperking, bezwaar, rectificatie) worden afgehandeld door de bovengenoemde privacycontactpersoon, binnen de onderstaande termijnen.
De meest uitgeoefende rechten zijn:
- Inzage: een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, inclusief testantwoorden, scores en accountmetadata.
- Wissing: uw account en bijbehorende gegevens permanent laten verwijderen, behoudens eventuele wettelijke uitzonderingen.
- Beperking: verwerking pauzeren terwijl een bezwaar wordt opgelost.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen specifieke verwerkingsactiviteiten, inclusief die op basis van gerechtvaardigd belang.
- Overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat (JSON-export).
- Rectificatie: gegevens corrigeren die wij bewaren en die onjuist of onvolledig zijn.
- Toestemming intrekken: voor elke verwerking op basis van toestemming (analyse, replay, marketing). U kunt toestemming op elk moment beheren via /cookie-preferences.
Wij bevestigen verzoeken binnen 5 werkdagen en handelen ze af binnen de wettelijke termijn van 30 kalenderdagen van de AVG (verlengbaar met 60 dagen voor complexe verzoeken, met kennisgeving). Er zijn geen kosten voor het eerste verzoek binnen een periode van 12 maanden; wij behouden ons het recht voor om redelijke kosten in rekening te brengen of kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken te weigeren, zoals toegestaan door artikel 12(5).
10Geautomatiseerde besluitvorming
Wij scoren uw testantwoorden met deterministische, transparante algoritmen die zijn gedocumenteerd in onze methodologienota. Deze scoring is geautomatiseerd, maar het resultaat is louter informatief: het brengt geen rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg voor u teweeg in de zin van artikel 22 van de AVG. U kunt tests vrij opnieuw doen, en de score geeft geen toegang tot enig extern systeem, tenzij uw werkgever ervoor heeft gekozen Fluëntry te gebruiken voor een interne geletterdheidsbenchmark, in welk geval uw werkgever verantwoordelijk is voor elk verder gebruik.
De AI-functies in de cursussen geven uitleg en feedback. Zij nemen geen beslissing over u en hebben geen invloed op uw score, uw voortgang of uw certificaten.
Wij verrichten geen profilering voor reclame of gebruik gericht op derden.
12AI-specifieke opmerkingen
Fluëntry bestaat om AI-geletterdheid te meten. Wij zijn ons ervan bewust dat onze gebruikers zich zorgen kunnen maken over hoe hun gegevens worden gebruikt in verband met AI-systemen. Wij verbinden ons tot het volgende:
- Wij gebruiken uw testantwoorden of uw cursusactiviteit niet om enig AI-model te trainen.
- Wij verkopen uw gegevens niet.
- De cursussen bevatten drie AI-functies: Flo (de cursusbegeleider), de tutor die een antwoord uitlegt dat u fout had en de oefensandbox. Wanneer u ze gebruikt, wordt tekst gestuurd naar OpenRouter, onze AI-modelgateway, die deze doorgeeft aan de modelaanbieder (Anthropic, op de datum van deze verklaring) om het antwoord te genereren. Beide zijn gevestigd in de Verenigde Staten.
- Wat wordt verstuurd: uw voornaam, waar u zich in uw cursussen bevindt, uw niveaubandbreedte en de gebieden die uit uw test als lacunes naar voren kwamen, de inhoud van het scherm waarop u zich bevindt, het antwoord dat u koos wanneer u een controlevraag fout beantwoordt en alles wat u in Flo of de sandbox typt of plakt. Uw e-mailadres wordt niet verstuurd.
- Wij slaan de tekst van deze uitwisselingen niet op. Een sandboxgesprek is verdwenen wanneer u het scherm verlaat. Ons gateway-account is zo ingesteld dat de aanbieders die wij gebruiken niet op deze tekst mogen trainen; de modelaanbieder mag de tekst gedurende een korte periode bewaren voor veiligheidsmonitoring volgens zijn eigen voorwaarden.
- Voer geen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van anderen in de AI-functies in.
- Uw testantwoorden en scores worden nooit naar OpenRouter gestuurd. De scoring is deterministisch en gedocumenteerd in onze methodologienota; er zit geen AI-model in de scoringslus.
- Sommige testitems zijn mede-geschreven door AI: opgesteld met behulp van grote taalmodellen en vervolgens door mensen beoordeeld en goedgekeurd voordat ze in de bank worden opgenomen. Het aandeel mede door AI geschreven items per testtype, en het menselijke beoordelingsproces, worden bekendgemaakt op de pagina over itemkwaliteit.
13Kinderen
Fluëntry is bedoeld voor gebruikers van 16 jaar en ouder. Wij verzamelen of verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Waar de lokale wetgeving op grond van artikel 8 van de AVG een lagere ondergrens voor toestemming voor digitale diensten vaststelt (lidstaten mogen die verlagen tot 13 jaar), geldt de ondergrens van het lokale recht.
Als wij ontdekken dat een account toebehoort aan een gebruiker onder de toepasselijke minimumleeftijd, sluiten wij het account en verwijderen wij de bijbehorende gegevens onverwijld.
14De Academy
De Academy draait op hetzelfde platform als de tests, met dezelfde verwerkingsverantwoordelijke (Arena Capital Ltd), dezelfde gegevensresidentie in Frankfurt en de in deel 5 vermelde verwerkers. De gegevens die zij toevoegt, worden beschreven in deel 3, en de AI-functies in deel 12.
15Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen. De datum Van kracht die bovenaan deze pagina wordt getoond, geeft aan wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.
Voor wezenlijke wijzigingen (die uw rechten raken, de categorieën van gegevens die wij verwerken uitbreiden, of nieuwe verwerkers introduceren die identificeerbare persoonsgegevens verwerken) stellen wij actieve accounthouders ten minste 30 dagen voordat de wijziging van kracht wordt per e-mail op de hoogte, waar dit redelijkerwijs uitvoerbaar is.
16Status van deze verklaring
Opstellingsstatus
Dit is een versie 1-verklaring die intern is opgesteld en in afwachting is van toetsing door externe juridische adviseurs. De juridische toetsing zal worden weerspiegeld in een versie 2-update. Waar de inhoudelijke inhoud van deze verklaring en de uiteindelijke juridisch getoetste versie van elkaar afwijken, geldt de juridisch getoetste versie vanaf de datum van publicatie ervan; deze versie blijft de bindende verklaring voor verwerking die wordt uitgevoerd tussen de bovenstaande datum van inwerkingtreding en die publicatie.